Update omtrent Telewerk (26 februari 2021)
Wist je dat je nog steeds ons e-book over Telewerken kan downloaden via https://ebook.flexorius.academy/telewerk
We vinden het belangrijk je op de hoogte te houden van de meest recente ontwikkelingen rond dit toch wel hot topic. Er is immers een omzendbrief verschenen op 26 februari 2021. We verwachten in de toekomst nog aanpassingen en updates, dus als je bezig bent met de implementatie van telewerk binnen jouw organisatie, aarzel niet om ons te contacteren.
Ook kan je (momenteel nog aan korting) onze online cursus telewerk (basis of verdieping) volgen op het moment dat jij dat wil, waar je maar wil via www.flexorius.academy
Wat is er nieuw sedert februari?
Op 26 februari 2021 heeft de fiscus een nieuwe circulaire gepubliceerd. Dit document bespreekt in het kader van thuiswerk, zowel in de openbare als in de private sector, de gevolgen inzake inkomstenbelastingen ten name van werknemers van:
- de terugbetaling door de werkgever van door de werknemer gedragen:
kantoorkosten
kosten voor kantoormeubilair/informaticamateriaal
kosten voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en abonnement
kosten voor het professioneel gebruik van een privécomputer
kosten voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer/scanner zonder privécomputer
- de terbeschikkingstelling door de werkgever van kantoormeubilair/informaticamateriaal.
Deze circulaire geeft dus een overzicht van welke kosten werkgevers kunnen betalen aan hun telewerkers. De fiscus en de RSZ zitten op dezelfde golflengte en zullen dus dezelfde regels toepassen, wat goed nieuws is.
Het gaat hier om een coördinatie en een aanpassing van alle bestaande fiscale regels. De voorgaande circulaires werden in de huidige circulaire geïntegreerd of afgeschaft. Let op: het is voor de werkgever niet verplicht deze onkostenvergoedingen te betalen.
Op wie is deze omzendbrief van toepassing?
Het gaat hierbij om alle werknemers die op regelmatige basis en structureel thuis werken. Kortom werknemers die gemiddeld (ongeveer) 8 uur per week thuis werken.
Dit kan bijvoorbeeld ook voor een werknemer die dagelijks 2 uur van thuis werkt, hij wordt ook gezien als thuiswerker. Let op: het niet gaat om een werknemer die af en toe ’s avonds nog eens zijn pc opent.
Over welke kosten gaat het?
- Algemene forfaitaire onkosten:
Onder de forfaitaire onkostenvergoeding worden de algemene kantoorkosten gezien. Dat gaat bijvoorbeeld om kleine kantoorbenodigdheden, printpapier, drankjes, de nutsvoorzieningen, het onderhoud, de verzekeringen, de huur, …
Deze forfaitaire onkostenvergoeding mag (momenteel) maximaal € 129,48 per maand bedragen.
- Werkmiddelen:
De werkgever kan een laptop, printer en/of scanner voorzien voor de werknemer. Hij kan ook kiezen dit te vergoeden wanneer de medewerker dit aankoopt. Vergoeden kan momenteel aan de reële kostprijs, of ook nog eens op een forfaitaire basis.
De circulaire bepaalt momenteel volgende forfaitaire bedragen:
- € 20 per maand voor een werknemer die zijn eigen internetabonnement gebruikt
- € 20 per maand voor een werknemer die zijn eigen computer (en randapparatuur) gebruikt
- € 5 per maand voor een werknemer die een PC/laptop van de werkgever meekreeg, maar thuis een extra/tweede computerscherm (uiteraard voor het werk) gebruikt en dat scherm is eigendom van de medewerker.
- € 5 per maand voor een werknemer die een PC/laptop van de werkgever meekreeg, maar thuis een eigen scanner en/of printer gebruikt (uiteraard voor het werk).
Deze vergoedingen zijn dankzij de nieuwe circulaire te combineren met de forfaitaire onkostenvergoeding voor de algemene kantoorkosten. Let op: je mag het forfait van € 20 euro voor het gebruik van een eigen computer niet combineren met dat van het andere forfait van € 5.
- Kantoormeubilair & informaticamateriaal
De administratie aanvaardt momenteel ook dat terugbetalingen van kantoormeubilair of informaticamateriaal, noodzakelijk om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren, worden aangemerkt als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever.
Een werkgever kan dus ook het kantoormeubilair van een werknemer apart vergoeden. Hier gelden geen forfaitaire onkostenramingen voor. Een werkgever moet dit aan de reële waarde vergoeden, en de nodige bewijsstukken daarvoor hebben. Bovendien moet de werkgever goede en duidelijke afspraken maken met de werknemer die van thuis werkt over deze vergoedingen. (Deze worden immers best gekoppeld aan de normale gebruiksduur van het meubilair (rekening houden met bv de afschrijvingsperiode).
Een werkgever kan ook kiezen het materiaal of de meubels aan de werknemer in bruikleen geven. Uiteraard blijft de werkgever dan eigenaar. Let op: hier gelden ook weer andere regels, met andere circulaires.
Geldigheid
Deze circulaire treedt in werking vanaf 01/03/2021, met dien verstande dat de administratie rekening zal houden met de hierin opgenomen principes voor de situaties van thuiswerk die zich hebben voorgedaan vanaf 01/01/2020.
Opvolging
Flexorius speelt in op de snelle verandering van dit thema. Gezien de snelle en nog te verwachten evolutie neem je om volledig up-to-date te zijn met de allerlaatste veranderingen contact op met Flexorius via hello@flexorius.hr of volg je de online opleiding over telewerk (basis of verdieping) via www.flexorius.academy.