Een nieuwe medewerker aangeworven, en nu?
Als bedrijf heb je wellicht allerlei procedures uitgeschreven om nieuwe werknemers aan te werven. Maar wat gebeurt er nadat je een kandidaat hebt aangenomen? Onboarding, of nieuwe medewerkers inwerken, vraagt tijd en energie.
Het is niet de bedoeling dat nieuwe medewerkers na enkele weken of maanden hun job opgeven. Het scheelt veel tijd, ergernis en teleurstelling als er vanaf de aanwerving wordt geïnvesteerd in een effectief onboardingsprogramma.
Onboarding, wat betekent het?
Als je de definitie van “onboarding” opzoekt, krijg je volgende boodschap: “Onboarding, ook bekend als organisatorische socialisatie, is managementjargon dat voor het eerst werd gecreëerd in de jaren 1970 en verwijst naar het mechanisme waarmee nieuwe werknemers de nodige kennis, vaardigheden en gedragingen verwerven om effectieve organisatorische leden en insiders te worden.”
Voor Flexorius betekent onboarding het volgende: ervoor zorgen dat de mensen die je aan boord haalt een warm welkom krijgen en snel integreren in de organisatie. Dit betekent ook dat de nieuwe werknemer alle benodigde informatie, hulp en begeleiding krijgt. Met als uit eindelijk doel: “Making them one of us”.
Waarom investeren in onboarding?
Er zijn meerdere redenen om te investeren in het uitwerken van een onboardingsbeleid. Zo kan je met behulp van een uitgewerkt onboardingsbeleid de opstart van een nieuwe werknemer goed voorbereiden om de opstart vervolgens vlot te laten verlopen. Ook de opvolging in de dagen, weken, maanden ná de eerste werkdag kan door middel van het onboardingsbeleid goed worden gepland.
Het voornaamste doel van een goed voorbereid en uitgerold onthaal, zowel voor de periode vóór de effectieve opstart maar ook op de eerste werkdag en de periode erna, is dat de nieuwe werknemer zich welkom voelt in de organisatie en het gevoel heeft dat er in hem/haar geïnvesteerd wordt. Als organisatie wil je dat de werknemer zich vanaf moment één betrokken en gemotiveerd voelt zodat de werknemer op zijn/haar beurt ook zal investeren in een goede samenwerking.
Een onboardingsbeleid bevordert bovendien de integratie van de nieuwe werknemer in jouw organisatie. Dit omdat je via het onboardingsbeleid de nodige informatie, begeleiding en opvolging plant en voorziet opdat de werknemer eenvoudig en relatief snel een deel van de organisatie kan worden. Het uiteindelijke hoofddoel is namelijk om de nieuwe werknemer “één van ons” te maken en ervoor te zorgen dat hij/zij liefst zo lang als mogelijk in jouw organisatie wilt blijven.
Tenslotte zorgt een goed uitgewerkt onboardingsbeleid voor meer job tevredenheid omdat de werknemer vanaf dag één duidelijk weet wat er van hem/haar verwacht wordt in de job waardoor deze nieuwe werknemer ook meer vertrouwen heeft in de functie en de organisatie. Doordat er veel geïnvesteerd wordt in de nieuwe werknemer en de nieuwe werknemer dit ook voelt, zal hij/zij bijgevolg gemotiveerd zijn om zijn taken goed uit te voeren. Werknemers die zich deel voelen van de organisatie zullen bovendien de organisatie minder snel verlaten. Een goed onboardingsbeleid heeft daarnaast ook een positief effect op het employer brand van de organisatie. Tevreden werknemers zijn namelijk de beste ambassadeurs voor een organisatie.
Hoe ziet een onthaalproces eruit?
Het onthaal van nieuwe werknemers bestaat in principe uit een aantal fasen. In eerste instantie vindt de contractondertekening plaats. Dit is het startpunt van een relatie tussen jouw nieuwe werknemer en de organisatie. Tussen het moment van contractondertekening en de effectieve startdatum van de nieuwe aanwinst, wil je er als organisatie reeds voor zorgen dat de werknemer zich betrokken en welkom voelt. Deze periode noemen we “Pre-onboarding”. De relatie is nog pril en je wilt graag dat deze groeit tot een loyale, sterke relatie. Daarvoor moet je als werkgever uiteraard investeren in de relatie door o.a. de effectieve startdatum zo goed mogelijk voor te bereiden. Wanneer de effectieve startdatum eindelijk daar is, kom je in de “Onboarding” fase terecht. In deze fase is het de bedoeling om de werknemer een warm welkom te geven en te zorgen voor een succesvolle integratie in jouw organisatie. Het klinkt misschien als iets dat snel voor mekaar is, maar in de praktijk eindigt deze fase soms pas één jaar na de startdatum. Tenslotte, wanneer de werknemer succesvol geïntegreerd is in zijn/haar functie en de organisatie, moet je het onboardingsproces evalueren. Dit noemen we de “Post-onboarding” fase.
Tijdens het gehele onboardingsproces focussen we op vijf belangrijke elementen. Deze vijf elementen worden ook wel de 5 C’s genoemd. Wil je meer informatie hierover, wij zetten er graag onze tanden in. Neem contact op met ons, we leggen het je graag uit.
Waarmee kan Flexorius jou ondersteunen?
- Indien jullie nog niet helemaal mee zijn met het onderwerp bekijken we samen de voor- en nadelen om een onboardingsproces te implementeren.
- We nemen een enquête af bij jouw pas gestarte werknemers en maken een analyse op, zo weten we meteen waar de pijnpunten liggen en waar we onmiddellijk actie kunnen ondernemen.
- We concretiseren jullie onboardingsbeleid, a.d.h.v. een checklist en bovenstaande enquête.
- We maken samen de juiste documenten op (bv. onthaalbrochure, workflows, opleidingsplan, …).
- We bekijken de mogelijkheden rond peter– en meterschap & subsidies.
- We geven tips over digitale tools die je kan gebruiken om het werk eenvoudiger te maken.
- We begeleiden managers om de betrokkenheid vanaf dag 1 te stimuleren.
- …
Wil je zelf aan de slag, dan kan je ook onze online opleiding Onboarding volgen.